Copie del fascicolo con lo smartphone: tra chiarimenti e divieti
Con la diffusione sempre più ampia dell'utilizzo dello smartphone, si è diffusa nei Tribunali la prassi di permettere di estrarre le copie dei fascicoli, autorizzando i richiedenti a fotografare tutte le pagine necessarie.
Considerato che, con tale modalità di copia non è più previsto l'uso della carta né è previsto l'impiego di personale di Cancelleria, in alcuni Tribunali gli uffici preposti non chiedono più il pagamento dei relativi diritti di copia.
Proprio riguardo la debenza o meno dei diritti di copia, il Tribunale di Asti, attraverso il canale "Filodiretto", ha avanzato una richiesta di chiarimento al Ministero della Giustizia, essendo poco chiaro come ci si dovesse comportare in casi di tal genere e tenendo ogni Cancelleria un comportamento differente riguardo il pagamento dei diritti di copia.
La risposta del Dipartimento per gli Affari di Giustizia - Direzione Generale degli Affari Interni, giunta con provvedimento del 16.01.24, è parsa più restrittiva di quel che i richiedenti si sarebbero aspettati: il Ministero, partendo infatti dall'analisi del quesito sul pagamento dei diritti di copia, si è spinto oltre, pronunciandosi anche contro la prassi stessa di far fotografare i fascicoli da parte degli interessati.
Le norme sui diritti di copia (ha ricordato il Ministero della Giustizia) sono contenute negli artt. 40, 267, 268, 269 e 274 del TU in materia di spese di giustizia (D.P.R. 115/02) e, in materia penale, tali predette disposizioni vanno coordinate con le norme del Codice di procedura penale (in particolare, artt. 116, 117 e ss. c.p.p. e 43 disp. att. c.p.p.).
Scendendo nel merito della questione, è opportuno evidenziare che il Ministero anzidetto ha sottolineato che l'art. 116 c.p.p. prescrive che "durante il procedimento e dopo la sua definizione, chiunque vi abbia interesse può ottenere il rilascio a proprie spese di copie, estratti o certificati di singoli atti. Sulla richiesta provvede il pubblico ministero o il giudice che procede al momento della presentazione della domanda, ovvero, dopo la definizione del procedimento, il presidente del collegio o il giudice che ha emesso il provvedimento di archiviazione o la sentenza. Il rilascio non fa venire meno il divieto di pubblicazione stabilito dall'art.114. Quando il difensore, anche a mezzo di sostituti presenta all'autorità giudiziaria atti o documenti, ha diritto al rilascio di attestazione dell'avvenuto deposito, anche in calce ad una copia".
Secondo l'interpretazione fornita dal Ministero della Giustizia, la norma sopra richiamata permette di ottenere la copia degli atti analogici del fascicolo, esclusivamente chiedendone il rilascio, a proprie spese, alla Cancelleria e/o alla Segreteria del PM.
In altre parole, secondo il Ministero della Giustizia è necessaria una richiesta all'ufficio, con conseguente pagamento dei diritti di copia, ai fini dell'ottenimento delle copie di cui si necessita.
Il Ministero della Giustizia, però, non si è fermato a questa valutazione, spingendosi oltre: una volta chiarita la necessarietà del pagamento dei diritti di copia, si è addentrato sulla questione della legittimità o meno della prassi, ormai ampiamente diffusa, di fotocopiare gli atti con lo smartphone. Secondo il Ministero della Giustizia "non risulta consentito acquisire copia dei documenti cartacei con strumenti o dispositivi informatici in disponibilità dell'utente (cellulare, dispositivo scanner) in espulsione delle disposizioni fiscali sopra richiamate".
Già con il provvedimento del 20.06.14, era stato esplicitato dal Ministero "di non condividere la scelta operata da alcuni uffici di consentire all'avvocato la riproduzione del documento mediante propri strumenti portatili".
La ragione del divieto – conclude il Ministero - è che il rilascio di copie o atti deve sempre avvenire, percependo i diritti di cui al TU spese di giustizia, ma soprattutto, deve avvenire "in modo che l'ufficio possa esercitare il controllo sugli atti del fascicolo di cui è custode".
A fronte di quanto detto, il Ministero della Giustizia sembra aver chiarito una volta per tutte come ci si debba comportare rispetto all'attività di copia del fascicolo, fornendo delle indicazioni che, stante la grande diffusione dello smartphone, certamente impiegheranno del tempo a diffondersi nelle Cancellerie e/o nelle Segreterie, presenti nei diversi Tribunali italiani.